НАЧАЛО РАБОТЫ

Этапы работы

На первом этапе, получив заявку, мы внимательно изучаем техническое задание. В телефонном разговоре или в электронной переписке задаем дополнительные вопросы потенциальному заказчику. Просим заполнить подробный бриф для детальной проработки проекта.

Цели и задачи

На втором этапе работы составляем «портрет» компании-заказчика. Анализируем официальный сайт, публикации в СМИ, скрупулёзно собираем материалы о корпоративной культуре, методах работы, принципах и миссии компании. Формулируем вместе с Заказчиком цели мероприятия, подбираем инструменты событийного маркетинга для их достижения, вырабатываем критерии оценки результатов в качественных и количественных показателях.

Мозговой штурм

Третий этап работы - поиск главной идеи события. Команда собирается на мозговой штурм. Идеи формируются с учетом многих составляющих :

Концепция

На выбор заказчику предлагаем 2-3 идеи события, визуализированные в яркой, красочной презентации.

Дизайнеры работают над визуальной концепцией мероприятия, делают макеты оформления площадки.

Технический директор проектирует застройку, делает макеты сетапа, разрабатывает предложение по техническому оснащению и оформлению площадки: световое, звуковое оборудование, экраны, сетки, led-бары, сценические подиумы, закулисная застройка.

Проект-менеджеры подбирают артистов, шоу-номера, локации для welcome-зоны.

Визуализация

На этом этапе необходимо определить площадку для проведения мероприятия: обзвонить 7 -10 объектов, съездить на 3-5 подходящих площадок, выбрать лучшую. Все составляющие планируемого события подробно описываем в презентации концепции, 25-30 слайдов с визуализацией: площадка, застройка, брендирование, локации, ведущие, активности и номера программы.

Сметные расчеты

Одновременно с презентацией делаем сметный расчет. Информация, которая представлена в концепции, превращается в цифры, в смете отражается стоимость каждой позиции

Заключение договора

Следующий этап - заключение договора. Заказчик рассматривает презентацию и смету, задает вопросы, предлагает корректировки. Мы дорабатываем предложение с учетом пожеланий Заказчика. Согласовываем смету и концепцию, подписываем договор.

ПОДГОТОВКА МЕРОПРИЯТИЯ

Далее разрабатываем план действий в виде документа, в котором расписаны основные этапы, сроки и ответственные лица. Распределяем зоны ответственности, формируем проектную команду и начинаем работу над проектом

Режиссер

Режиссер проекта проводит рабочую встречу на площадке с проект-менеджером, декораторами и техническим директором. Технический директор изучает все возможности и особенности площадки, примеряя ее к режиссерской задумке. Решает с представителями площадки вопросы подключения оборудования, прорабатывает пункты пожарной и промышленной безопасности, согласовывает время монтажа и демонтажа. Декораторы делают точные замеры, придумывают, каким образом крепить декорации, уточняют и согласовывают время завоза материалов и монтажа.

Нюансы

На площадке обсуждаем и прорабатываем множество нюансов

как осуществляется подъезд крупногабаритной техники к объекту, наличие грузоподъемных механизмов для монтажа

как делать подвес оборудования (фермовые конструкции, лаер или другие варианты)

подходит ли размер дверного проема под габариты оборудования и декораций

требуются ли для работы сертифицированные верхолазы

использование каких спецэффектов разрешено

достаточно ли мощности электричества для подключения

каким образом делаем разводку по объектам

наличие грузоподъемных механизмов для монтажа

возможность вывода звука в welcome-зону

время захода на площадку перед мероприятием для технического монтажа

наличие светового оборудования в welcome-зоне

возможность проведения репетиции не в день события

как меняется освещение в зависимости от времени суток

наличие подсобных помещений для кейтеринга

наличие подсобных помещений для техспециалистов

количество гримерных

наличие туалетных комнат за кулисами

пропускная способность гардероба

время работы гардероба

наличие клининга во время события

кто осуществляет монтаж на внешних рекламных конструкциях площадки

технические параметры светодиодного экрана площадки

возможность трансформации зрительного зала, аудиторий

какую мебель предоставляет площадка

состав административной группы площадки

наличие и профессиональный уровень технических специалистов площадки

возможность подключения к проводному интернету

резервные мощности в случае отключения электричества

траектория передвижения гостей - вход, гардероб, локации, фуршет, концертный зал

наличие навигации, возможность ее брендирования и многое другое

Меню

Формируем меню мероприятия, планируем время подачи блюд, внешний вид официантов и другие нюансы работы кейтеринга. Согласовываем организацию VIP-обслуживания.

Гости

Проводим работу с группой протокола для приема высокопоставленных гостей.

Губернатор Красноярского края В.А.Толоконский

Дизайнеры

Параллельно с вышестоящими этапами начинают работать дизайнеры.

А. Режиссер прописывает идеи по визуальному оформлению, декораторы дают размеры.

Б. Проект-менеджер собирает все вводные данные, запрашивает брендбук компании и формирует техническое задание для дизайнеров.

В. Дизайнер предлагает варианты макетов, дорабатывает их под руководством проектной команды, шлифует после корректировок Заказчика. Результат этого этапа – согласованные дизайн-макеты и фотопривязки для мероприятия.

Сценарий

Пишем сценарий мероприятия.

Ведущий

Заключаем договор с ведущим. На личных встречах с ведущим прорабатываем нюансы ведения мероприятия.

Оборудование

Также в этот момент наш технический директор: подбирает прокатчиков оборудования, контролирует работы по доставке, монтажу/демонтажу оборудования, решает вопросы по промбезопасности.

Творческие специалисты

По заданию режиссера проект-менеджеры подбирают для проекта творческих специалистов. Заключают с ними договоры, обсуждают формат работы, костюмы, согласовывают время приезда, размещение на площадке и райдер в случае необходимости.

Музыкальные группы

Драматические артисты

Юмористы

Инструментальные коллективы

hip-hop группы

Кавер-группы

Художники

Хореографы

Иллюзионисты

Педагоги по вокалу

Цирковые артисты

Пародисты

Оркестры

Визажисты

Арт-артисты

Клоуны

Видеографы

Рэп-артисты

Жонглёры

Артисты оригинального жанра

Каскадёры

Ди-джеи

Contemporary артисты

Акробаты

Бармен-шоу

Модели

Экстрим-шоу

Фокусники

Гримёры

Джазмены

Оперные артисты

Барабанщики

Go-go

Знаменитости

Живые статуи

Флористы

Танцоры классических направлений

Шаржисты

Фольклорные группы

Этно-коллективы

Аниматоры

Инструкторы

Звёзды телепроектов

Вокалисты

Скрипачи

Затем начинается работа режиссера с артистами. Для программы пишем музыку, тексты, делаем аранжировки, изготавливаем костюмы, репетируем.

Самодеятельность

Работаем с сотрудниками компании-заказчика над номерами самодеятельности. Придумываем шоу с учетом особенностей и возможностей участников, подбираем для них педагогов по вокалу, хореографии и других специалистов. Для усиления номеров находим профессиональных артистов: музыкантов, танцоров, артистов оригинального жанра. С каждым из участников работают костюмеры, визажисты и парикмахеры.

Проект-менеджер

Проект-менеджер формирует команду для welcome-зоны: фотографы, видеографы, аниматоры на локациях, промо-персонал. Курирует расстановку локаций на площадке, подключение их к электричеству, точечное освещение, хранение реквизита, оформление локации и внешний вид персонала.

Технические специалисты

Подбираем технических специалистов для работы в день мероприятия и подготовки контента.

Режиссёр

Режиссер прорабатывает световые, звуковые и видео-сценарии события с техническими специалистами: техдиректор, художник по свету, видеограф, видеорежиссер, звукорежиссер.

Звукорежиссёр

Собирает аудио-оформление события – треки, подзвучки, эффекты, отвечает за качество звука на площадке: от фонограммы для фокусника до звучания живого оркестра на 100 человек.

Видеорежиссёр

Создает видеоконтент мероприятия, это могут быть простые футажи для визуальной поддержки номеров или масштабные съемки документального или игрового фильма.